昨年末から僕のメインの仕事が業務改革になってきて、今もまさに試行錯誤をしながら日々地道に取り組んでいます。
改めて自分でも学びたいとは考えてますが。
今回は僕が今取り組んでいる中での気づいたことや進め方などをまとめておきます。
もくじ
業務改善とビジネスプロセス・リエンジニアリングの違い
業務改革は通常業務の無理・無駄をなくすために効率的な業務ができるようにすることのようですね。
一方で、ビジネスプロセス・リエンジニアリングとは、プロセス全体から見直すこと。
かなり大きく違いますね。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングの求められる点
今僕が進めているのはビジネスプロセス・リエンジニアリングの方での業務改革です。
ミッションとして考えているのは、以下の三つ。
- 生産活動の可視化
- 収益性の向上
- ワークフローの見直しと仕組み化
進め方
業務フローの洗い出し
まずは、現在の業務フローがどうなっているかを洗い出すところから始めてます。
やっぱりここからまず始めることが多いのではないでしょうか。
しかも、ここがどこまで詳細に洗い出せるかも最初のポイントですよね。
現在の仕組みの把握
今の仕組みがどのような仕様になっているのか、どんな目的でされているのかを把握します。
今使っているツールやシステムがどのようなものかを改めて見てみることで色んな発見があります。
- どのような事を重要視しているものなのか
- 何がいま足りていないか
- 何が問題を引き起こしているか
こういうポイントで見て、ボトルネックの発見などをしてます。
ポイントは、「組織・人・システム」の観点で見ていくことですね。
ワークフローの改善や承認などの権限を見直してみる
最初はぐちゃぐちゃでも良いですので、まずはどんなフローになっているかを出していきましょう。
これでヌケモレなどを極力なくす事ですね。
だれか他の人にと見てもらいましょう。
ルールを再定義
ルールを再定義し直したり、ワークフローを新しく改善したりします。
これはかなり難しいですね。
なぜなら、僕自身やっていても、知らないうちに当たり前のことだと考えている事を疑ってかかる必要もあるからです。
本人がかなり染まっている事って、多いですよね。
そんな時は、自分や社員がストレスに感じている部分をヒアリングから変えるポイントを導き出したり、要望などを聞いてみるなどすると良いでしょうね。
他の人の意見を持っておいて、それをヒントに変える部分を発見する事。
それをもっと深掘りをしていけば、新たに変えるべきルールも見えてきます。
社内で味方を作っておく
あまり大きくは言われない事でしょうけど、社内の改革で最も大事なことは、「いかにして味方を多く作っておくか」だと思います。
歴史上、大きな事を成し遂げる人って、「アイツが言うんだったらしょうがないなぁ〜」と可愛がられたり愛嬌のある人だと言われます。
こういう変化をもたらす仕事って、みんな変わりたくないのが人の常なので、嫌われてしまう人って多んですよね。
だからこそ、普段から味方を作って広げていけるようなコミュニケーションの戦略って大事です。
これまでの上下関係を上手く活用してみたり、同僚に相談してみたり。
そこからどんどん横とのつながりを構築していったり。
まとめ
結局は仕事は人と人との関わりがとても強いって事でしょうね。
業務の改革それ自体もとても重要な事ですが、一緒に働く仲間との良き関係構築も心がけながら良い会社をみんなと一緒に作っていければ、素敵な事ですね。